Laporan : H.Erry Budianto

Bandung-Surabayawebs.com

Dewasa ini, tuntutan akan produktivitas dari personil-personil suatu perusahaan makin tinggi, terutama akibat begitu banyaknya informasi yang harus dikelola. Demikian benang meraah digelarnya Workshop e-Office Pos Indonesia Go Paperless belum lama ini.

Ketidak efisienan pekerjaan, terutama di lingkungan manajerial, adalah tingginya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kolaborasi (kerja sama) antar personil, terutama untuk pengelolaan informasi, dokumen dan koordinasi.

PT Pos Indonesia (Persero) sebagai salah satu operator perposan terbesar dan terkemuka  di Indonesia memiliki jumlah personil yang amat besar, dan dalam kondisi ke-seharian-nya masih banyak mengandalkan informasi atau dokumen dalm bentuk cetak, termasuk dalam hal distribusinya melalui meja-meja.

Kondisi ini menimbulkan beberapa konsekuensi-konsekuensi diantaranya proses kerja relatif lambat, biaya yang cenderung meningkat, kontrol proses menjadi sulit, pemeliharaan dokumen dan laporan menjadi relatif lebih sulit.

Dengan makin berkembangnya volume bisnis, PT Pos Indonesia (Persero) membutuhkan suatu sistem otomasi perkantoran (Office Automation) yang harus dijadikan suatu landasan strategis untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.

Pada 18 Januari 2010 lalu bertempat di Ruang Mas Soeharto, Gedung Wahana Bakti Pos lt.8, diselenggarakanlah workshop tentang Office Automation yang kelak akan dipergunakan di seluruh jajaran di Pos Indonesia.

Sedianya bila Office Automation ini dipergunakan secara luas di perusahaan, akan mempercepat alur pekerjaan yang berdampak akan meningkatnya kinerja perusahaan.

Dalam sambutannya, I Ketut Mardjana, berharap bahwa kita harus mau berubah bila kita mau maju. Dan perubahan itu harus dimulai dari diri kita sendiri. Menggunakan E-Office adalah salah satu perubahan yang harus dilaksanakan dengan segera.

 
Jajaran Direksi PT Pos Indonesia (Persero) amat mendukung diterapkannya E-Office di perusahaan.

Dalam workshop, salah satu pembicaranya yaitu Tim dari IT PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk, yaitu perusahaan yang membantu PT Pos Indonesia (Persero) dalam membangun sistim E-office ini menyebutkan pula bahwa bukan tanpa suatu kendala bila sistem ini dipergunakan, tapi meminimalisasi kendala adalah sesuatu yang harus kita lakukan bersama-sama dalam menggunakan E-Office ini.

Sistem ini juga sudah dipakai di beberapa instansi yaitu Mabes AD, Mabes Polri selain PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

Setelah acara workshop akan dilanjutan dengan pelatihan E-Office yang akan diikuti oleh jajaran Manajerial ke atas terlebih dahulu, Top Down.